Privacyverklaring van Crossmark

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Crossmark BV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.

Crossmark BV
Rijmenamseweg 21, 2820 Bonheiden, België
Ondernemingsnummer: BE 0479.875.826
E-mail: info@crossmark.be
Telefoon: +32 (0)15 52 80 62

Heb je een vraag over je privacy of wil je een van je rechten uitoefenen? Stuur dan een e-mail naar info@crossmark.be.

Soms verwerkt Crossmark persoonsgegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld bij het bouwen of beheren van een website, digitaal platform of campagne. In dat geval bepaalt de klant waarvoor de gegevens worden gebruikt en treedt Crossmark op als verwerker. De privacyverklaring van die klant is dan van toepassing op de betrokken verwerking.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van je relatie met Crossmark en van wat je zelf met ons deelt.

Als je contact opneemt of een offerte aanvraagt

We kunnen onder meer je naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je vraag verwerken. Als je een offerte aanvraagt, kunnen daar ook gegevens over je project, planning en budget bij horen.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, je aanvraag te beoordelen, een gesprek te plannen, een voorstel of offerte op te maken en stappen te zetten voordat we een overeenkomst sluiten.

De rechtsgrond is je verzoek om voorbereidende stappen te nemen met het oog op een mogelijke overeenkomst. Voor algemene zakelijke communicatie kunnen we ons ook baseren op ons gerechtvaardigd belang om vragen correct te behandelen en onze relaties te beheren.

Als je klant, leverancier of professionele contactpersoon bent

We kunnen identificatie- en contactgegevens, professionele gegevens, afspraken, offertes, overeenkomsten, correspondentie, projectinformatie, geleverde bestanden en informatie over bestellingen, leveringen en betalingen verwerken.

We gebruiken deze gegevens om onze afspraken en overeenkomsten uit te voeren, projecten te plannen en op te volgen, met je te communiceren, aankopen, leveringen en betalingen te beheren, ondersteuning te bieden, onze zakelijke administratie bij te houden en onze rechten te beschermen als er een geschil ontstaat.

We doen dit omdat het nodig is om een overeenkomst uit te voeren, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een goede bedrijfsvoering en de bescherming van onze rechten.

Voor facturatie en boekhouding

We verwerken de gegevens die nodig zijn voor offertes, bestellingen, facturen, betalingen en de boekhouding. Dat kunnen onder meer je naam, bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, btw-nummer, bankgegevens en betalingsinformatie zijn.

We doen dit om onze overeenkomst uit te voeren en om te voldoen aan onze boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Als je onze website bezoekt

Onze systemen kunnen technische gegevens verwerken, zoals je IP-adres, het type browser en toestel dat je gebruikt, je besturingssysteem, de pagina's die je bezoekt, het tijdstip en de duur van je bezoek, de pagina of website vanwaar je doorklikte en technische log- en beveiligingsgegevens.

We gebruiken deze gegevens om de website te laten werken, te beveiligen, fouten op te sporen en misbruik te voorkomen. Hiervoor baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om een veilige en goed werkende website aan te bieden.

Voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken, bijvoorbeeld voor publieksmeting, ingebedde media of marketing, vragen we eerst je toestemming. Meer informatie over de cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen hoort in ons afzonderlijke cookiebeleid. Je kunt je keuze daar ook aanpassen of intrekken.

Als we je nieuws of andere zakelijke informatie sturen

Als je je inschrijft voor nieuws of updates, verwerken we je naam, e-mailadres, voorkeuren en informatie over je inschrijving. We doen dit op basis van je toestemming. Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link in het bericht of door ons te mailen.

In bepaalde gevallen kunnen we bestaande klanten of professionele contacten informeren over diensten die aansluiten bij een eerdere samenwerking. Daarbij baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang om onze zakelijke relaties te onderhouden, voor zover de wet dat toestaat. Je kunt altijd bezwaar maken tegen direct marketing. Daarna sturen we je zulke berichten niet meer.

Als je bij ons solliciteert

Als je solliciteert, kunnen we je contactgegevens, cv, motivatie, portfolio, werkervaring, opleidingsgegevens en andere informatie verwerken die je met ons deelt.

We gebruiken die gegevens om je kandidatuur te beoordelen, met je te communiceren en eventueel een overeenkomst voor te bereiden. Met je toestemming kunnen we je gegevens langer bewaren voor toekomstige vacatures.

Gegevens uit andere bronnen

Soms ontvangen we professionele contactgegevens via een collega, klant, leverancier, partner, publiek register, bedrijfswebsite of professioneel netwerk. We gebruiken zulke gegevens alleen als dat relevant is voor een concrete zakelijke relatie of vraag. Waar nodig informeren we je daarover.

3. Welke gegevens vragen we liever niet?

Stuur ons geen gevoelige persoonsgegevens als die niet nodig zijn voor je vraag of project. Denk bijvoorbeeld aan medische informatie, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, biometrische gegevens of informatie over strafrechtelijke feiten.

De website en diensten van Crossmark richten zich niet specifiek op kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder een geldige wettelijke basis of de nodige toestemming.

4. Moet je je gegevens met ons delen?

Je kiest in veel gevallen zelf welke gegevens je met ons deelt. Sommige informatie is wel nodig om je vraag te beantwoorden, een offerte op te maken, een overeenkomst uit te voeren of aan een wettelijke verplichting te voldoen. Als je die gegevens niet verstrekt, kunnen we je aanvraag of opdracht mogelijk niet behandelen.

5. Met wie delen we persoonsgegevens?

• We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor een van de doelen in deze verklaring.
• Medewerkers en professionals: medewerkers en vaste of tijdelijke professionals die voor Crossmark werken.
• Technische leveranciers: leveranciers voor hosting, e-mail, cloudopslag, IT-beheer, beveiliging, back-ups, formulieren, planning, projectbeheer, analyse- of communicatiediensten.
• Administratieve dienstverleners: boekhouders, banken, verzekeraars en andere partijen die onze administratie ondersteunen.
• Uitvoerende partners: drukkers, producenten, transporteurs en andere partners die gegevens nodig hebben om een opdracht uit te voeren.
• Professionele adviseurs: bijvoorbeeld advocaten of auditors.
• Bevoegde instanties: overheidsdiensten, toezichthouders, rechtbanken of politiediensten als de wet dit vereist.
• Partijen bij een bedrijfsoverdracht: een overnemer of betrokken adviseur bij een mogelijke herstructurering, fusie of overdracht van activiteiten.

Leveranciers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, krijgen alleen de gegevens die ze nodig hebben. Waar de wet dat vereist, leggen we hun verplichtingen vast in een verwerkersovereenkomst.

6. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

We kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige digitale leveranciers kunnen gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Als dat gebeurt, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond en passende bescherming. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of een overeenkomst met door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen. Je kunt ons contacteren als je meer informatie wilt over de waarborgen die in een concreet geval gelden.

7. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden. Daarbij houden we rekening met wettelijke bewaarplichten, de duur van onze samenwerking en de tijd waarin juridische vorderingen kunnen ontstaan.

• Contactvragen en niet-aanvaarde offertes: tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact.
• Klant-, leverancier- en projectgegevens: tijdens de samenwerking en daarna zolang dat nodig is voor de opvolging van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen of mogelijke vorderingen.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: tien jaar vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de uitreiking of afsluiting van het document, of langer als een specifieke wettelijke regel dat verplicht.
• Nieuwsbrieven en direct marketing: tot je je toestemming intrekt, je uitschrijft of bezwaar maakt. We kunnen je e-mailadres daarna in een beperkte uitschrijflijst bewaren om je keuze te respecteren.
• Technische en beveiligingslogs: in principe maximaal twaalf maanden, tenzij gegevens langer nodig zijn om een incident, misbruik of technisch probleem te onderzoeken.
• Sollicitaties: tot zes maanden na het einde van de sollicitatieprocedure. Met je toestemming kunnen we je gegevens maximaal twee jaar in een wervingsreserve bewaren.
• Gegevens die Crossmark voor een klant verwerkt: volgens de afspraken met die klant.

Als gegevens nodig zijn voor een lopend geschil, onderzoek of wettelijke verplichting, kunnen we ze langer bewaren. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. We beperken de toegang tot mensen en leveranciers die de gegevens nodig hebben voor hun werk en verwachten dat zij er vertrouwelijk mee omgaan.

Geen enkel systeem is volledig zonder risico. Als zich een beveiligingsincident voordoet, onderzoeken we het en nemen we de maatregelen die de wet voorschrijft.

9. Welke rechten heb je?

Binnen de voorwaarden van de privacywetgeving heb je verschillende rechten.

• Inzage: je kunt vragen welke persoonsgegevens we over je verwerken en er een kopie van ontvangen.
• Verbetering: je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering: je kunt vragen om je gegevens te verwijderen.
• Beperking: je kunt vragen om het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt altijd bezwaar maken tegen direct marketing.
• Overdraagbaarheid: je kunt gegevens die je ons zelf gaf in een bruikbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen, als het recht op overdraagbaarheid van toepassing is.
• Toestemming intrekken: je kunt je toestemming op elk moment intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór je intrekking.
• Een klacht indienen: je kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Crossmark neemt geen beslissingen die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor je hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Wil je een recht uitoefenen? Mail dan naar info@crossmark.be en beschrijf duidelijk wat je vraagt. We kunnen bijkomende informatie vragen als dat nodig is om je identiteit te controleren. We beantwoorden je verzoek in principe binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek of een groot aantal verzoeken kan die termijn wettelijk worden verlengd. We laten je dat dan weten.

10. Een klacht indienen

We proberen vragen of klachten graag eerst zelf met je op te lossen. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je kunt ook terecht bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar je woont of werkt.

11. Links en diensten van andere partijen

Onze website kan links, video's, kaarten, sociale media of andere inhoud van externe partijen bevatten. Als je zo'n dienst gebruikt, kan die partij zelf persoonsgegevens verwerken. Lees daarom ook de privacyverklaring van die partij. Crossmark is niet verantwoordelijk voor de manier waarop onafhankelijke externe partijen met je gegevens omgaan.

12. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Onze werking, website en leveranciers kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bovenaan vermelden we wanneer de verklaring voor het laatst werd bijgewerkt.

Bij een belangrijke wijziging informeren we je via een passend kanaal.